Comment faire en sorte que les invités à une réunion Microsoft Teams attendent dans le hall d’entrée –

Comment faire en sorte que les invités à une réunion Microsoft Teams attendent dans le hall d’entrée ?

Microsoft Teams tente de reproduire et d’améliorer l’expérience de réunion virtuelle pour les utilisateurs.Il permet de garantir que l’expérience des utilisateurs en matière de réunions virtuelles ne présente que peu ou pas de différence avec les réunions physiques.La fonction de lobby de Microsoft Teams en est un exemple.

En général, un préposé à la porte contrôle l’accès à une salle de réunion.Cela permet d’éviter que des personnes non invitées ne fassent irruption ou que les hôtes de la réunion aient le temps de s’installer avant que d’autres invités ne se joignent à eux.La fonction lobby de Microsoft Teams fonctionne comme une salle d’attente physique.Voici deux façons de l’activer pour vos réunions virtuelles.

Points à noter lors de la gestion de votre lobby Microsoft Teams

Voici des éléments à prendre en compte lorsque vous essayez de contrôler l’accès des invités à une réunion :

• Pour certaines organisations, l’administrateur de l’organisation contrôle les paramètres par défaut des participants à la réunion..
• En tant qu’organisateur d’une réunion, si des participants de votre organisation sont invités, ils peuvent être autorisés par défaut à contourner la salle de réunion..

Activer le Lobby en modifiant les options des réunions

Si l’administrateur de votre organisation contrôle vos paramètres de réunion par défaut, vous pouvez toujours gérer l’accès à votre réunion.Avant que la réunion ne commence, vous pouvez le faire avec les options de la réunion.Voici comment cela fonctionne :

Étape 1 :Lancez votre application Microsoft Teams.

Étape 2 :Cliquez sur l’icône Calendrier dans la colonne de gauche.

Étape 3 :Cliquez sur l’icône Nouvelle réunion pour programmer une réunion dans le coin le plus à droite.

Étape 4 :Ajoutez les participants requis et les autres détails de la réunion et envoyez l’invitation.

Étape 5 :Revenez à l’affichage du calendrier et ouvrez la réunion que vous venez de programmer.

Étape 6 :Cliquez sur le pop-out pour ouvrir les paramètres de la réunion.

Étape 7 :Allez dans les options en haut de Microsoft Teams et sélectionnez Meeting Options.Cela lancera une page dans votre navigateur web.

Étape 8 :Sur les options affichées pour votre nouvelle réunion.Cliquez sur le menu déroulant à côté de l’option « Qui peut contourner le lobby ?

Étape 9 :Cliquez sur la flèche déroulante pour afficher une liste d’options et sélectionnez « Moi seul » en bas de la liste.

Étape 10 :Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Étape 11 :Rejoignez la réunion et attendez vos plateformes de réunion.Lorsque l’un d’entre eux rejoint la réunion, vous devriez recevoir un message vous informant de la présence de participants dans le hall.

Étape 12 :Vous pouvez cliquer sur Admettre pour ajouter l’un d’entre eux à la réunion.D’autre part, vous pouvez cliquer sur Voir le lobby pour voir toutes les personnes présentes dans le lobby.

Étape 13 :Allez dans le volet de droite pour voir toutes les personnes présentes dans le hall.Vous pouvez choisir d’admettre ou de refuser les participants en cliquant sur le √ (cocher) ou le × (croix) respectivement.

Vous pouvez opter pour d’autres paramètres lorsque vous choisissez qui peut contourner le hall.Par exemple, si vous choisissez Personnes que j’invite, seules ces personnes pourront contourner le hall pour cette réunion.

Activer le lobby en modifiant les paramètres des participants

Si vous oubliez de régler les options de la réunion avant d’en commencer une, ne vous inquiétez pas.Vous pouvez toujours restreindre l’accès aux autres invités.Il vous suffit de modifier les paramètres des participants pendant votre réunion.Voici comment cela fonctionne :

Étape 1 :Dans la fenêtre de votre réunion Teams, déplacez votre curseur vers la droite et cliquez sur le bouton à trois ellipses, également appelé « Plus d’actions ».

Étape 2 :Cliquez sur Options de réunion, ce qui devrait ouvrir un nouveau volet dans votre fenêtre de réunion.

Étape 3 :Sur les options affichées pour votre nouvelle réunion.Cliquez sur le menu déroulant à côté de Qui peut contourner le lobby ?

Étape 4 :Cliquez sur la flèche déroulante pour faire apparaître une liste d’options et sélectionnez « Only me ».

Étape 5 :Cliquez sur Enregistrer.

Étape 6 :Retournez à votre réunion. Les nouveaux participants attendent maintenant dans le hall.Lorsque l’un d’entre eux se joint à la réunion, vous devriez recevoir un message vous informant de la présence de participants dans le hall.

Étape 7 :Vous pouvez cliquer sur Admettre pour ajouter l’un d’entre eux à la réunion.D’autre part, vous pouvez cliquer sur Voir le lobby pour voir toutes les personnes présentes dans le lobby.

Étape 8 :Allez dans le volet de droite pour voir toutes les personnes présentes dans le hall.Vous pouvez choisir d’admettre ou de refuser tout participant en cliquant sur le √ (cocher) ou le × (croix), respectivement.

Téléchargement des équipes Présence aux réunions

Si plusieurs personnes figurent sur votre liste d’invités à une réunion, il peut être difficile de savoir qui était présent.Pour vous épargner la peine de prendre mentalement des notes, vous pouvez télécharger le document Teams Meeting Attendance pendant et après la réunion.