Comment télécharger les présences aux réunions sur Microsoft Teams
Les réunions virtuelles étant désormais la norme, les outils de vidéoconférence tels que Microsoft Teams ont introduit des fonctionnalités permettant de reproduire certaines caractéristiques des réunions physiques. Par exemple, une fonction qui permet aux utilisateurs de télécharger les présences aux réunions.
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Microsoft Teams propose actuellement trois catégories de réunions virtuelles, à savoir les événements en direct, les webinaires et les réunions régulières. Dans le passé, seuls les événements en direct offraient des rapports de fréquentation. Pour les autres réunions, les utilisateurs ne pouvaient obtenir la participation à la réunion qu’en prenant un instantané ou en comptant manuellement les personnes présentes. Les utilisateurs ne pouvaient pas saisir les personnes qui rejoignaient la réunion en retard ou la quittaient en avance, selon l’heure de la prise de présence.
La bonne nouvelle est que toutes ces réunions disposent désormais de la fonction de participation aux réunions, même s’il y a un hic. Vous devez être l’organisateur ou le co-organisateur de la réunion pour accéder à cette fonctionnalité, et l’administrateur doit l’activer avant la réunion. Il existe actuellement deux façons de télécharger la participation aux réunions sur Microsoft Teams.
Télécharger Microsoft Teams Présence pendant la réunion
Si vous souhaitez récupérer votre participation à la réunion alors que celle-ci est en cours, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
Étape 1 :Rejoignez la réunion et attendez que les participants se joignent à vous.
Étape 2 :Cliquez sur « Afficher les participants » sous « Contrôles de la réunion ».
Étape 3 :Allez dans Participants et cliquez sur l’ellipse ou la flèche pointant vers le bas.
Étape 4 :Cliquez sur Télécharger la liste des participants, et Microsoft Teams devrait télécharger la liste dans .Format CSV.
Étape 5 :Allez dans votre dossier Téléchargements dans l’Explorateur de fichiers et recherchez le nom du fichier meeting AttendanceList.
Étape 6 :Double-cliquez dessus pour ouvrir le fichier. En général, le fichier doit contenir le nom des participants, leur heure d’arrivée, puis l’heure de départ de chaque participant. Si un participant rejoint la réunion avant l’organisateur, son heure d’arrivée doit correspondre à l’heure d’arrivée de l’organisateur.
Télécharger la participation à Microsoft Teams après la réunion
La plupart des gens préfèrent participer après la réunion pour plusieurs raisons. La première est que le fait de le faire pendant la réunion peut être une source de distraction. Vous pouvez donc attendre d’avoir terminé pour rassembler votre liste.
Une autre raison est que vous voulez savoir qui est resté jusqu’à la fin de la réunion. N’oubliez pas que l’obtention du rapport de présence pendant la réunion ne permet de saisir que les informations jusqu’au moment où vous téléchargez le rapport. Cela dit, il y a deux façons d’obtenir votre participation à la réunion sur Microsoft Teams après une réunion.
Obtenir la participation à une réunion en utilisant l’invitation à la réunion
Avant d’expliquer les étapes, il convient de noter que vous ne pouvez pas utiliser cette fonction si vous programmez une réunion via un canal. Suivez les étapes ci-dessous pour savoir comment télécharger les présences à une réunion via l’invitation à la réunion :
Note :Un canal est un site créé dans Teams. L’accès au site est généralement limité aux membres.
Étape 1 :Lancez Microsoft Teams et cliquez sur l’icône Calendrier.
Étape 2 :Cliquez sur la réunion dans votre calendrier.
Étape 3 :Cliquez sur l’icône pop-up.
Étape 4 :Cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté de Présence.
Note: Vous pouvez également télécharger la participation à la réunion à partir de l’onglet Participation à côté des détails de la réunion. Si la réunion est récurrente, sélectionnez le rapport que vous devez consulter et télécharger.
Télécharger Participation à la réunion à l’aide du Chat de la réunion
Après la fin d’une réunion, la participation à la réunion est disponible dans le chat de la réunion. Vous pouvez utiliser cette méthode si votre réunion a été créée à partir d’un canal. Pour télécharger votre participation aux réunions, procédez comme suit :
Étape 1 :Lancez Microsoft Teams et cliquez sur l’icône « Chat ».
Étape 2 :Faites défiler vos chats pour trouver le chat de la réunion ou, si la réunion a été créée à partir d’un canal, cliquez sur Postes.
Étape 3 :Vous devriez voir une tuile intitulée Rapport de présence dans la zone de discussion. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté de ce rapport pour télécharger votre participation aux réunions.
Couper le son des participants à une réunion dans Microsoft Teams
Microsoft Teams télécharge le rapport de réunion en format .Format CSV. De plus, pour accéder à un rapport de présence, l’administrateur de la réunion doit activer cette fonction avant la réunion. Si vous trouvez qu’il y a beaucoup de bruit de fond provenant des participants pendant la réunion, vous pouvez les mettre en sourdine.
