Comment auto-archiver Outlook 2013, 2016
Microsoft Outlook est l’une des plates-formes de messagerie les plus utilisées aujourd’hui pour ses différentes caractéristiques et performances tant dans la gestion de la messagerie que dans les contacts et les calendriers. Il est naturel que nous recevions des centaines ou des milliers d’e-mails mais ces messages vont bientôt remplir la boîte de réception Outlook sans que nous remarquions ni nouveaux messages, ni réponses, ni transfert ..
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Pour résoudre et aider à améliorer cette situation, Outlook nous offre la fonction de soi -archivage qui déplace les anciens éléments. Ceci est fait parce que nous pouvons vouloir conserver un fichier afin de garder la boîte de réception et leurs dossiers respectifs dans l’ordre.
Nous allons apprendre à activer l’option d’archivage automatique et ce processus est identique dans les versions 2013, 2016 et 2019 d’Outlook ..
1. Comment auto-archiver des e-mails dans Outlook 2013, 2016
Pour commencer processus, nous accédons à Outlook et là nous devons aller dans le ‘menu Fichier’ et là nous devons cliquer sur la section ‘Options’
Dans la fenêtre pop-up nous irons à la Catégorie ‘Avancé’ et dans le panneau de droite, nous allons localiser la section ‘Auto-archive’ et nous verrons ce qui suit:
Là, nous cliquons sur le bouton ‘AutoFile Configuration’ où le ce qui suit sera affiché:
Comme nous pouvons le voir, l’option ‘Exécuter AutoFile’ est désactivée à chaque fois, lors de l’activation de cette boîte, nous verrons les options suivantes:
- Demandez à l’utilisateur avant d’exécuter la tâche.
- Supprimer les e-mails expirés.
- Supprimer les éléments dont l’âge est supérieur à un certaine période.
- Définissez l’itinéraire où les anciens éléments doivent être déplacés.
- Définissez la fréquence d’exécution du fichier automatique et plus.
Une fois cela défini, cliquez sur OK pour appliquer les modifications.
L’option suivante est ‘Demander avant l’exécution du fichier automatique’ qui permet à Outlook de lancer un message avant l’action . Cela nous permettra de confirmer ou non si nous voulons que le processus ait lieu.
Dans les autres options, nous pouvons définir les itinéraires, les périodes et le type d’e-mails qui doivent être impliqués dans le processus de fichier automatique.
2. Comment auto-archiver différents objets dans Outlook 2013, 2016
Les dossiers par défaut d’Autoarchiva Outlook sont:
- Éléments envoyés
- Corvées
- Calendrier
- Éléments supprimés
Pour ajouter un nouveau dossier, nous ferons un clic droit dessus et sélectionnerons l’option ‘Propriétés’
Il sera également possible d’accéder aux propriétés du dossier dans le chemin ‘Propriétés du dossier / dossier’ dans le menu. Dans la fenêtre affichée, nous irons à l’onglet ‘AutoFile’ où nous verrons ce qui suit:
Là, nous pouvons activer certaines des boîtes comme:
- Archiver les éléments dans ce dossier en utilisant les paramètres par défaut qui utilisent les valeurs par défaut d’Outlook.
- Archivez ce dossier en utilisant la configuration suivante qui nous permet d’établir nos propres méthodes d’utilisation.
Comme nous le voyons, le processus est simple pour archiver automatiquement les anciens e-mails dans Outlook 2013, 2016 ou 2019 ..
