Comment créer un flux de travail dans SharePoint Online

Microsoft a développé la suite Office avec diverses applications axé sur le travail quotidien de chaque utilisateur et donc chacun a une conception spéciale, donc, pour les utilisateurs qui manipulent de grandes quantités de données Excel est la solution idéale pour ceux qui doivent effectuer PowerPoint des présentations est votre allié est comme Word pour tous les thèmes de fichiers ..

Une des applications qui fait partie de la suite office, mais pas installé par défaut est SharePoint que nous pouvons obtenir par divers plans de paiement.

Qu’est-ce que SharePoint? SharePoint a été conçu avec une approche d’entreprise de création de sites Web, en mettant en œuvre SharePoint, il sera possible de l’utiliser comme un endroit sûr et central où l’on peut stocker, organiser ou de partager des informations en utilisant différents dispositifs d’accès à l’information via un navigateurweb comme Microsoft Edge, Chrome ou Firefox. Tâches dans SharePoint Certaines des tâches que nous pouvons réaliser dans SharePoint sont:

• Transférer des fichiers à la bibliothèque de documents SharePoint afin d’y accéder depuis tout lieu ou appareil.

• Travailler avec d’autres utilisateurs sur le même document en même temps et en temps réel.

• Ouvrez un document dans une bibliothèque de documents.

• documents Partager plus d’utilisateurs.

• Créer un site du groupe.

• Partager différents sites.

• Ajouter une liste ou d’une bibliothèque sur le site du groupe et bien d’autres actions.

• L’une des tâches les plus exécutées dans SharePoint est la création de flux de travail.

Voici les étapes pour créer des flux de travail completdans SharePoint 2019 en ligne. Nous laissons également ce tutoriel vidéo en complément de créer une équipe ou une page de communication dans SharePoint Online ..

pour maintenir, n’oubliez pas de vous abonner à notre chaîne YouTube! SUBSCRIBE

1. Qu’est-ce qu’un flux de travail dans SharePoint Online

Workflows dans SharePoint ont été créés afin de permettre aux utilisateurs de collaborer sur des documents et de là gérer les tâches du projet qui facilite la mise en œuvre des processus spécifiques dans les documents, dossiers ou éléments d’un site SharePoint . De cette manière, le flux de travail agit comme un ensemble de tâches automatisées des deux documents et éléments en utilisant une séquence d’actions ou des tâchessont liés à un processus métier.

Cela est associé à une logique métier qui forme un ensemble d’instructions où les indications sont données et toutes les actions qui peuvent influer sur le document ou l’élément intégré dans le flux de travail sont contrôlés. Un flux de travail nous donne des solutions telles que:

• Réduction des coûts.

• Des améliorations dans le temps de coordonner les processus d’affaires.

• Voir, modifier ou réassigner une tâche de workflow à un ou plusieurs utilisateurs.

utilisations pour le site SharePoint SharePoint A est composé de divers flux de travail qui ont été conçus pour agir dans de multiples scénarios d’affaires commun:

• commentaires Collectionnez: Avec ce flux, un document ou un élément est redirigé vers une groupe de personnes afin de leur donner et envoyer leurs commentaires.

• Approbation: Lorsque vous utilisez ce flux, le document ou élément est conçu pour un groupe de personnes à donner leur approbation.

• signatures: Collectionnez Ce flux dirige un document Microsoft Office à un groupe de personnes afin que leurs signatures numériques sont collectées.

• Trois états: Il est un flux de travail spécial car il peut être mis en œuvre pour les processus d’administration où il est nécessaire de suivre un ou plusieurs volumes de questions ou d’éléments, par exemple, les incidents d’assistance technique, campagnes de vente, etc.

• approbation de publication: il est un flux identique à l’approbation, car il permet d’automatiser l’envoi de contenu aux utilisateurs experts pour examen et approbation.

Options SharePoint La disponibilité d’un flux est associél’emplacement du site et en fonction de l’endroit où il est ajouté, certaines options sont:

• Si un flux est ajouté à un type de contenu de la liste, ce flux ne sera activé que pour les éléments de ce même type de contenu dans la liste associée ou d’une bibliothèque.

• Si un flux est ajouté directement à une liste ou d’une bibliothèque, il ne sera disponible que pour les éléments de cette liste ou d’une bibliothèque dans SharePoint

• Si l’on ajoute un flux à un type de contenu du site, il ne sera disponible pour tous les éléments de ce type de contenu dans les listes et les bibliothèques où une instance avec ce contenu a été ajouté.

• Si vous voulez un flux de travail soit disponible dans toutes les listes ou les bibliothèques d’un site, il faut créer un flux de site.

Comment créer flux de travail dans SharePoint Maintenant, nousverra comment créer un flux de travail dans SharePoint. Lorsqu’un flux de travail est créé dans SharePoint, Microsoft débit intégré pour les flux de travail de configuration pour les listes et les bibliothèques tant dans le SharePoint Online et onedrive pour la plate-forme d’affaires.

Microsoft flux a été développé afin d’automatiser les tâches entre SharePoint et Office 365 autres ainsi que des services tiers afin de recevoir les notifications, les fichiers de synchronisation, collecter des données et plus de tâches. Le plan SharePoint peut être acheté sur le lien suivant. Il nous sélectionnons l’option qui convient le mieux à nos besoins.

SharePoint

2. Créer flux de travail dans SharePoint Online

Étape 1 Pour démarrer ce processus, nous allons cliquez sur le lien suivant et entrez les informations d’identificationont été créés lorsque vous avez acheté le plan SharePoint Online: SharePoint accès Etape 2 Nous verrons ce qui suit:

Étape 3 Il nous sélectionnons « SharePoint » et nous sera redirigé vers la fenêtre suivante:

Etape 4 Là, il sera nécessaire de créer un site pour être en mesure d’appliquer le flux de travail, pour cela, nous cliquez sur le bouton « Créer un site » et nous verrons ce qui suit: Etape 5 il nous définissons le type de site à créer, dans ce cas, nous choisissons « site du groupe » et dans la fenêtre suivante, nous définissons les paramètres de nom et de confidentialité: Étape 6 Cliquez sur suivant et il sera possible d’ajouter d’autres propriétaires, cliquez sur Terminer pour créer le site: Etape 7 Ensuite, nous allons créer une nouvelle liste, pour cela, nous cliquez sur le bouton nouveau et il nous seLect Liste:

Étape 8 Dans la fenêtre suivante, nous nom assign et description de la liste:

Étape 9 Cliquez sur Créer pour terminer la création de notre liste et nous allons redirigés vers cette fenêtre où nous verrons les options de la liste créée: Étape 10 là, en haut de la liste ou d’une bibliothèque que nous avons créé, il faut cliquer sur l’option « flow », puis cliquez sur l’option « Créer un flux »:

Etape 11 Cliquer il y afficher la barre latérale suivante avec différents modèles à utiliser dans le flux à créer. Nous pouvons cliquer sur la ligne « Voir les flux » pour accéder à plus d’options. Remarque Nous pouvons sélectionner les modèles de flux d’action personnalisé situés au bas de la liste pour créer un flux à partir de zéro et selon nos besoins. Étape 12 Dans ce case, nous sélectionnons le modèle « Envoyer un e-mail » et nous sera redirigé vers la fenêtre suivante où nous allons voir l’assistant Microsoft flux:

Etape 13 Il nous cliquons sur le bouton « Introduction » pour accepter les termes de la licence et l’accès Microsoft Flow. Bureau 365 Remarque services, tels que SharePoint et Outlook, créez automatiquement les connexions. Étape 14 Nous verrons ce qui suit: Etape 15 Basé sur le flux sélectionné, les options s’affiche, cliquez sur le bouton « Créer flux » pour démarrer le processus de configuration. Une autre alternative que nous avons est d’aller à la section « Modèles » et de là l’accès à toutes les options disponibles: Étape 16 Il nous est possible de cliquer sur le modèle de votre choix pour le flux dans SharePoint Online: Étape 17 Une fois que le flux de travail est créé, nous pouvonsallez à la section « Mon flux » pour voir ses détails: Étape 18 Dans certains modèles, il sera nécessaire d’appliquer un certain type d’action sur ceux-ci, par exemple, nous avons choisi le modèle « Envoyez-moi mon emplacement par la poste ». Une fois que nous commençons le processus de création du flux, la première mesure à prendre est connu comme un déclencheur, qui déterminera la manière dont le débit doit être démarré: Étape 19 Dans ce cas, nous entrons dans un e-mail dans le « Envoyer courrier » champ, puis cliquez sur « Nouvelle étape » et nous pouvons définir l’action à effectuer. Rappelez-vous que le flux de travail procédera à ces actions automatiquement en fonction des critères que nous indiquons. Étape 20 Un point favorable de SharePoint est qu’il sera possible de vérifier l’intégrité du flux, pour cela, nous cliquez sur l’option « Checker Flow » et nous pouvons Visualize les erreurs et les avertissements:

Etape 21 Maintenant, pour vérifier que le flux fonctionne correctement, cliquez sur le bouton « Exécuter » et le suivant est affiché:

Etape 22 Il nous voyons la type de modèle choisi, ainsi que l’action à exécuter, il suffit de cliquer sur « Continuer » et nous verrons quelques options supplémentaires:

Etape 23 Cliquez sur « exécuter flux » pour effectuer les tests et le résultat sera la suivante:

Etape 24 Si nous voulons, nous pouvons cliquer sur la ligne « activité Voir l’exécution de flux » pour accéder à l’historique du flux sélectionné: Etape 25 maintenant, ce modèle est chargé d’envoyer notre emplacement à l’adresse e-mail, par conséquent, à l’adresse que nous indiquons, nous verrons ce qui suit:

3. Options de flux de travail dans SharePoint Online

Étape 1

Lorsque nous choisissons un flux créé, on peut cliquer sur l’icône « Plus » et effectuer des actions telles que:

• Exécutez le flux sélectionné

• Partager avec d’autres utilisateurs

• Créez une copie

• exporter

• magasin comme modèle

• analyser

• Retirez

Étape 2 comme nous voyons, chaque option est complète et pratique. Quelque chose à garder à l’esprit essentiel de suivre les notifications, est la possibilité d’utiliser notre appareil mobile pour recevoir des notifications ou modifier certains paramètres, pour cela, nous pouvons télécharger l’application Microsoft flux dans les liens suivants. Une fois téléchargé et installé, il faut configurer le compte associé à SharEpoint pour recevoir des notifications. Android iOS

Avec le flux de travail SharePoint intégré avec Microsoft Flow, nous avons de nombreuses options de gestion et de contrôle sur les aspects pertinents de la collaboration de groupe et chaque site ou d’une bibliothèque qui sont créés ..