Comment suivre un e-mail dans Outlook 2019 et Outlook 2016
L’une des plates-formes les plus utilisées aujourd’hui pour tout ce qui concerne l’envoi et la réception d’e-mails est Outlook, qui est actuellement dans sa version 2019. Cette suite intègre des fonctions spéciales pour un contrôle total des messages à gérer et l’une d’entre elles est la fonction de suivi. Il s’agit essentiellement d’une fonction de rappel par e-mail avec laquelle vous marquez un e-mail spécial afin que nous puissions y travailler plus tard.
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Il est naturel que nous recevions des centaines d’e-mails et oublions de répondre ou de travailler sur un e-mail spécifique affectant son niveau d’importance . Cependant, avec la fonction de suivi Outlook, nous lancerons des alertes où ces e-mails seront mémorisés en fonction de la date que nous avons sélectionnée car ceux-ci sont intégrés à la liste des tâches Outlook. Lorsqu’ils ont travaillé dessus et que nous les avons marqués comme terminés, ces e-mails seront supprimés de la liste des tâches.
AdminGuides expliquera comment suivre un e-mail dans Outlook 2019 et Outlook 2016
Comment exécuter le suivi des e-mails dans Outlook 2019 et Outlook 2016
Pour céder la place au processus, nous sélectionnons l’e-mail souhaité et dans le menu Démarrer nous irons aux «étiquettes» ?? groupe et là nous afficherons le «Suivi»? options:
Nous pouvons voir que différentes options de suivi sont affichées. Là, nous pouvons sélectionner la date à laquelle nous souhaitons suivre l’e-mail souhaité. Les options vont du jour au personnalisé.
Lorsque nous sélectionnons la date de suivi, un indicateur sera ajouté au courrier sélectionné sur son côté:
Chacun des e-mails qui ont été marqué sera ajouté aux tâches Outlook et chaque indicateur a une couleur qui représente son niveau d’importance en fonction du nombre de jours choisi:
- Aujourd’hui: fait référence à la date du jour et va jusqu’à une heure avant la fin du jour ouvrable d’aujourd’hui
- Demain: il s’agit de la date du jour plus un jour et couvre à partir de l’heure de début du jour en cours plus un jour ouvrable ajouté.
- Cette semaine: cela va de la date du jour plus deux jours, mais uniquement jusqu’au dernier jour ouvrable de la semaine, le rappel implique à partir de l’heure de début de la journée en cours plus deux jours ouvrables.
- La semaine prochaine: du premier jour de travail de la semaine prochaine au dernier jour ouvrable de la semaine suivante, le rappel sera publié à l’heure de début du premier jour ouvrable de la semaine prochaine.
- Pas de date: ne couvre que la date actuelle du rappel.
- Personnalisé: permet de définir les valeurs souhaitées. ‹Selon le cas.
Lorsqu’un e-mail a été marqué, nous pouvons le déplacer sans problème vers n’importe quel autre emplacement car il restera actif et visible dans la section’ Tâches ‘d’Outlook pour une gestion à partir de là ..
Nous pouvons personnaliser l’avis Outlook pour ce rappel, si nous le voulons, nous revenons au «Suivi»? et cette fois, nous choisissons le «Ajouter un avis»? option:
Dans la fenêtre pop-up, nous définirons les éléments suivants:
- Libellé à utiliser (Suivi, Information, Transférer, Réponse non nécessaire, etc.)
- Date de début et de fin du rappel
- Heure à laquelle l’avis sera donné
À partir de l’option ‘Personnaliser’, nous pouvons définir différentes étiquettes en fonction de la casse du courrier sélectionné, ainsi que définir la date et l’heure de achèvement, heure et date de l’avis:
Une fois cela défini, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Par défaut, les tâches Outlook 2016/2019 fonctionnent sur la base du ‘ Date d’expiration ‘, c’est ce qui détermine quand l’e-mail sera visible dans la liste des tâches.
Nous pouvons avoir une fonction automatique appelée’ Clic rapide ‘:
Cette fonction nous permet pour cliquer une fois sur n’importe quel e-mail et ajouter un indicateur par défaut pour cet e-mail, si nous cliquons sur l’option ‘Définir un clic rapide’, ce qui suit sera affiché:
Là, nous définissons quel drapeau sera attribué à l’email où cette fonction est utilisée, pour son utilisation nous survolons simplement l’e-mail et l’icône du drapeau sera activée:
Cliquer sur cette icône ajoutera la date de suivi telle que stipulée dans la configuration. Une fois que nous aurons travaillé sur l’email nous pouvons faire un clic droit dessus pour sélectionner l’option ‘Marquer comme terminé’:
Cela établira un signe de validation indiquant que ledit e-mail a été traité:
C’est aussi simple que nous pouvons travailler sur le suivi des e-mails dans Outlook 2016 ou 2019 ..
